Основная трудность в управлении временем — это отвлекающие факторы, незапланированные прерывания. Франческо Чирилло делит их на две группы: внутренние и внешние.
Методика Pomodoro: как управлять временем
Если вы работаете более восьми часов в день и ничего не успеваете, спросите себя, почему. Расскажите, почему мы одержимы продуктивностью и как можно работать меньше и достигать большего с помощью метода Pomodoro
- Почему важно быть продуктивным
- Суть методики Pomodoro
- Плюсы Pomodoro
- Минусы Pomodoro
- Если вдруг отвлеклись
- Приложения
Одержимость продуктивностью
Мода на продуктивность может превратиться в одержимость. Эндрю Таггарт, профессор практической философии из Кремниевой долины, считает, что стремление к максимальной продуктивности сегодня сродни религии. Ее первосвященники — это гуру тайм-менеджмента, эксперты по тайм-хакингу и тренеры по продуктивности; ее учение — это методы, инструменты и подходы; а ее последователи — это слушатели семинаров и курсов.
Эта тенденция поддерживается блогерами и руководителями технологических компаний: Элон Маск, Тим Кук, Марк Цукерберг, Билл Гейтс. Тим Кук, генеральный директор компании Apple, например, ложится спать в 22:30 и встает в 3:45 утра. Он читает около 800 электронных писем за утро и тренируется в спортзале в 5 утра. Генеральный директор компаний Tesla и SpaceX Элон Маск работает 80-90 часов в неделю и выпивает восемь банок диетической колы и несколько больших чашек кофе.
Как Элон Маск распределяет свое время между проектами (Фото: Quora)
По мнению Таггарта, все это связано с «эпохой буржуазии» — масштабным сдвигом в мировоззрении, который начался в 1800-х годах. Теперь мы все буржуа. Там, где аристократы восхваляли героев, а христиане поклонялись святым, мы почитаем проницательного торговца и дальновидного предпринимателя.
После Второй мировой войны и роста валового внутреннего продукта работа стала занимать центральное место в жизни человека. Американцы среднего класса покупают собственные дома, начинают ценить удобства и достижения технологий и четко разделяют работу и домашнюю жизнь. Поколения X и Y представляют себе еще более радужное будущее и все больше привержены работе.
В результате мы тешим себя иллюзией, что личная продуктивность означает счастье. Общество труда поощряет постоянную занятость и эффективность, но не позволяет нам задавать себе самые важные вопросы: «Кто я?», «Зачем я это делаю?», «В чем смысл ежедневной рутины?». Без размышлений и ответов на эти вопросы бессмысленно применять техники тайм-менеджмента и продуктивности.
Если вы четко осознаете, почему вам нужно стать более продуктивным, вам следует освоить технику управления временем — метод Помодоро. Метод Помодоро помогает сосредоточиться на одной задаче и не отвлекаться.
Метод был изобретен итальянским студентом Франческо Чирилло в 1980 году. Чирилло готовился к экзаменам на первом курсе университета и не мог сосредоточиться на учебе. Тогда он поставил себе кухонный таймер в форме помидора на 10 минут, в течение которых он не хотел отвлекаться от работы, а затем сделал перерыв. Франческо обнаружил, что ему легче концентрироваться на короткие промежутки времени, и со временем он развил свой метод в целую систему.
История
Автором этого метода является итальянец Франческо Чирилло. Идея работы с таймером пришла к нему в 1987 году, когда он еще был студентом.
У Франческо были большие трудности с учебой: он был немотивирован, легко отвлекался и «тонул» в учебном плане. Однажды предстояло сдать еще один экзамен, и Франческо боялся, что не сможет его сдать. В этот момент он спросил себя:
— Могу ли я позаниматься хотя бы десять минут?
Он поставил на кухне таймер в форме помидора (pomodoro) и попытался на некоторое время сосредоточиться на тетради.
Результат оказался неожиданным: по словам Франческо, он вновь обрел чувство спокойствия и контроля. Он использовал таймер, чтобы хорошо подготовиться к экзаменам, и в последующие годы совершенствовал и улучшал свой метод.
Техника Pomodoro вскоре стала популярной. О ней написали газеты «Таймс» и «Гардиан», она была внедрена в офисах крупных компаний, и миллионы людей по всему миру стали использовать ее.
В 1992 году Франческо Чирилло написал первую книгу о своем методе под названием «Техника Помодоро: известная система, которая изменила нашу работу» (The Pomodoro Technique: The Acclaimed System That Has Transformed How We Work). Впоследствии она неоднократно переиздавалась и дополнялась. На русском языке книга вышла под названием «Техника Pomodoro: управление временем, вдохновением и концентрацией» (2020, издательство «Эксмо»).
У Франческо Чирилло также есть свой сайт — FrancescoCirillo.com (на английском языке), где можно найти дополнительную информацию о его системе, приобрести специальные программы, книги, бланки и другие полезные инструменты.
Достоинства метода
Популярность техники Pomodoro обусловлена тем, что она помогает людям повысить личную эффективность относительно простыми средствами. В ней нет сложных программных алгоритмов (как в GTD), и освоить ее можно в течение одного дня. Вот лишь некоторые из преимуществ «метода помидора
1. 1. чаще всего промедление «нападает» на нас, когда мы сталкиваемся с неприятной, непонятной или просто большой задачей. Но с помощью техники Pomodoro любая такая задача сводится к «всего 25 минутам работы». Мы всегда знаем, что через 25 минут любая задача будет выполнена, и это помогает нам преодолеть внутреннее сопротивление.
2. повышение концентрации. Техника Pomodoro имеет эффективную систему управления отвлекающими факторами, а временной интервал облегчает поддержание высокого уровня внимания. Со временем у нас вырабатывается привычка к сосредоточенной работе.
3. правильное чередование работы и отдыха. Своевременные и регулярные перерывы являются ключом к поддержанию высокого уровня работоспособности. Эти перерывы являются неотъемлемой частью техники:
Оптимально выбирайте продолжительность перерывов. Короткие перерывы (3-5 минут) помогают нашему мозгу восстановиться, не выходя из режима «потока», а более длительные перерывы помогают расслабиться и посмотреть на свою работу «со стороны».
4. Регулирование сложности. Еще один важный элемент «метода помидора» — автоматическая группировка и декомпозиция задач. Это предполагает группировку мелких задач в «помидор» и разбиение крупных задач на подзадачи (подробнее об этом в разделе «Описание методики»).
5. планирование задач. Мы всегда точно знаем, сколько времени мы потратили на ту или иную задачу и насколько продуктивным был наш день.
6. анализ эффективности и обратная связь. Считая помидоры, мы можем оценить эффективность нашей работы и понять, что нам нужно улучшить.
Зачем это нужно
В век постоянного отвлечения внимания, когда все делается для привлечения внимания, управление временем очень важно. Используя технику Pomodoro или другую альтернативную технику, вы повысите свою продуктивность, успевая сделать больше за меньшее время.
По словам Чирилло, это основные цели:
- Поддержка решимости достигать собственных целей.
- Улучшение рабочего и учебного процесса.
- Увеличение эффективности работы и учёбы.
- Развитие решимости действовать в сложных ситуациях.
Техника — это всего лишь инструмент, который поможет вам достичь этой цели. Остальное зависит от вас.
Суть техники Pomodoro
Для простоты мы упомянем только рабочий процесс, хотя техника также подходит для изучения.
Отрезки времени, на которые делится работа, называются «помидорами». Один «помидор» состоит из 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Почти каждый год появляются новые исследования, доказывающие эффективность других временных интервалов, но мы будем использовать в качестве отправной точки оригинальную методику e
Прежде чем запустить таймер, необходимо составить список рабочих задач. Для этого существуют различные приложения и сервисы (мы познакомимся с ними ниже), но вы также можете использовать обычный лист бумаги. Давайте начнем с этого.
Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня». Учитывая приоритеты (от самого важного к наименее важному), составьте список всех задач на сегодня. Затем установите таймер на 25 минут и приступайте к работе.
Звонок таймера означает начало 5-минутного периода отдыха. В это время вы не должны выполнять никакой работы, а должны расслабиться и забыть о работе. Через 5 минут вы должны вернуться к работе и продолжить ее. Каждый отрезок «помидора» должен быть отмечен крестиком напротив задания, которое необходимо выполнить. После четырех отрезков следует сделать более длительный перерыв — от 15 до 30 минут. Когда вы закончите работу, вычеркните ее из списка и приступайте к следующей задаче.
Ведение списка задач важно для самоконтроля и наблюдения за своей работой. Например, через неделю вы можете посмотреть, сколько «помидоров» вы использовали для выполнения конкретной задачи. Если умножить количество штук на 25 минут, то получится более привычная единица измерения, чем «помидоры» — минуты.
Адаптация техники Pomodoro к различным условиям работы
Адаптивность техники Pomodoro является одним из ее главных преимуществ, поскольку ее можно использовать в различных рабочих условиях, таких как удаленная работа, офис и академическая среда. В этой главе обсуждается, как можно адаптировать технику к различным условиям работы, предлагаются способы эффективной работы по технике Pomodoro в команде, а также рассматриваются возможные проблемы и препятствия для внедрения техники в определенных условиях.
Удаленная работа
Удаленная работа становится все более популярной, все больше профессионалов работают из дома или на других нетрадиционных рабочих местах. Техника Pomodoro может быть особенно полезна для тех, кто работает дистанционно, поскольку они сталкиваются со специфическими проблемами, такими как борьба с отвлекающими факторами и сохранение концентрации.
- Установите четкие границы: Установите специальное рабочее место и сообщите членам семьи или соседям по комнате о своем рабочем времени и расписании «Помодоро», чтобы минимизировать отвлекающие факторы.
- Используйте технологии: Используйте средства коммуникации и совместной работы, чтобы оставаться на связи с коллегами и делиться своим расписанием pomodoro для согласования рабочих приоритетов.
- Помните о часовых поясах: Если вы работаете с коллегами в разных часовых поясах, подумайте о том, чтобы планировать помодоро в совпадающие рабочие часы, чтобы облегчить сотрудничество.
Офисная среда
В офисной обстановке техника Pomodoro может помочь справиться с отвлекающими факторами, сохранить концентрацию и улучшить управление временем.
- Сообщайте о своем расписании: Поделитесь с коллегами своим графиком «помодоро», чтобы управлять ожиданиями и минимизировать прерывания во время сосредоточенных рабочих сессий.
- Поощряйте внедрение в коллективе: Познакомьте свою команду с техникой Помодоро и рассмотрите возможность ее коллективного применения для повышения продуктивности и сотрудничества.
- Используйте наушники с шумоподавлением: Чтобы свести к минимуму отвлечения от офисных разговоров и других шумов, используйте во время «помодоро» наушники с шумоподавлением.
Учеба и академическая среда
Техника Pomodoro может стать ценным инструментом для студентов, позволяющим управлять рабочей нагрузкой, концентрироваться и лучше запоминать информацию.
- Разбивайте задачи на части: Разделите сложные задания или учебный материал на более мелкие, управляемые фрагменты, выделив для этого соответствующее время.
- Соотносите учебу и отдых: Используйте перерывы между помодорами, чтобы отдохнуть, размяться или заняться приятным делом, что позволит лучше запомнить информацию и снизить стресс.
- Групповые занятия: Поощряйте однокурсников применять технику Помодоро во время групповых занятий, чтобы сохранить концентрацию и эффективно работать в команде.
Сотрудничество в команде
Техника Pomodoro также может использоваться в командной работе, помогая упорядочить рабочие процессы, выровнять приоритеты и сохранить концентрацию во время совещаний и групповой работы.
- Общие сеансы pomodoro: Планируйте синхронизированные сессии pomodoro для членов команды для работы над общей задачей, а затем делайте перерыв для обсуждения прогресса и следующих шагов.
- Совещания с учетом принципа pomodoro: Проводите совещания по принципу pomodoro, когда за сосредоточенным обсуждением следуют короткие перерывы для размышлений и конспектирования.
- Используйте инструменты для совместной работы: Используйте инструменты управления задачами и коммуникации для обмена графиками pomodoro, отслеживания прогресса и согласования приоритетов команды.
Преодоление распространенных препятствий и максимальное использование преимуществ техники Pomodoro
Хотя техника Pomodoro дает множество преимуществ, вы можете столкнуться с некоторыми препятствиями и проблемами, когда начнете внедрять ее в свой распорядок дня. В этой главе мы рассмотрим общие проблемы, с которыми сталкиваются пользователи техники, обсудим стратегии преодоления этих проблем и дадим рекомендации по максимизации преимуществ техники Pomodoro.
Работа с прерываниями и отвлечениями
Прерывания и отвлекающие факторы могут нарушить вашу концентрацию и негативно повлиять на вашу продуктивность. Вот некоторые стратегии для преодоления этих проблем:
- Установите границы: сообщите коллегам, друзьям и членам семьи о вашем графике «помодоро» и попросите их не прерывать вас во время сосредоточенной работы.
- Управляйте цифровыми отвлекающими факторами: отключите или заглушите уведомления на ваших устройствах во время работы в режиме «помодоро» и выделите определенное время для проверки электронной почты и социальных сетей.
- Создайте условия для концентрации внимания: используйте наушники с шумоподавлением, выделите тихое рабочее место и устраните визуальные отвлекающие факторы для поддержания концентрации.
Соблюдение техники
Чтобы получить все преимущества техники Pomodoro, необходимо соблюдать последовательность. Чтобы получить полную пользу от программы Pomodoro, важно соблюдать последовательность.
- Разработайте распорядок дня: установите распорядок дня, который включает в себя технику Pomodoro, и придерживайтесь его как можно тщательнее.
- Отслеживайте свой прогресс: используйте планировщик или приложение, чтобы отслеживать выполненные вами «помодоро» и следить за повышением продуктивности с течением времени.
- Будьте подотчетны: поделитесь своими целями и успехами с другом, коллегой или наставником, который поможет вам не сбиться с пути и подбодрит.
Поиск правильной длины помодоро и перерывов
Типичная продолжительность «Помодоро» составляет 25 минут, после чего следует 5-минутный перерыв. Однако это не идеально для всех. Найдите правильный баланс для себя:
- Экспериментируйте с разными длительностями: попробуйте разные длительности помодоро и перерывов, чтобы определить, что лучше всего подходит для вашей концентрации и продуктивности.
- Прислушивайтесь к своему организму: обращайте внимание на уровень энергии и соответствующим образом корректируйте продолжительность pomodoro.
- Адаптируйтесь в зависимости от задачи: выделяйте более длинные помодоро для более сложных задач, требующих глубокого сосредоточения, и более короткие — для легких задач.
Баланс между несколькими задачами и приоритетами
Справляться с многочисленными задачами и обязанностями может быть непросто. Чтобы эффективно сбалансировать свою рабочую нагрузку с помощью техники Pomodoro:
- Расставьте приоритеты: определите наиболее важные задачи и распределите их соответствующим образом, уделяя первоочередное внимание высокоприоритетным пунктам.
- Разбивайте задачи на более мелкие компоненты: делите крупные проекты на более мелкие, управляемые задачи, которые могут быть выполнены в течение одного помодоро.
- Используйте перерывы стратегически: используйте перерывы для переоценки приоритетов и корректировки списка задач, если это необходимо.
